Eine 2do Liste wächst und wächst, denn Sie ist unenedlich und unser Tag ist es nicht. Von daher kannst Du immer und immer wieder etwas Neues auf die Liste schreiben und schnell eine vollkommen unrealistische Zeitplanung erhalten bei der westenlich mehr Dinge auf einer Liste stehen, als der Tag und die Woche Stunden haben. Es gibt verschiedene Techniken um mit dem Zeitmanagement umzugehen. Die Eisenhower Matrix ist ein charmantes kleines Prinzip, mit dem Du Deine Aufgaben in einer Matrix eintragen und bewerten kannst. Sie sagt Dir wann, wie und ob Du die Aufgaben erledigen sollst.
Anhand der Kriterien wichtig / nicht wichtig und dringend / nicht drigend überlegst Du erst: ob die Aufgabe überhaupt wirklich wichtig ist und wie schnell sie gemacht werden muss. Dies ergibt vier Aufgabentypen in den Quadranten 1, 2, 3, 4.
Aufgabentypen nach dem Eisenhower Prinzip
Aufgaben des Typs A
Diese Aufgaben sind dringend und wichtig – Du machst Sie also selbst und sofort.
Aufgaben des Typs B
Diese Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend – Du machst Sie also selbst, legst Dir dafür aber einen Termin in der Zukunft.
Aufgaben des Typs C
Diese Aufgaben sind nicht wichtig, aber dringend – Du solltest Sie im besten Falle an einen kompetenten Mitarbeiter übergeben, der sie bearbeitet.
Aufgaben des Typs D
Weder wichtig, noch dringend wandern diese Aufgaben direkt in den Papierkorb, oder gar nicht erst auf Deine 2do Liste.
Zeitmanagement? Nein Danke.
Ich mag das Prinzip der Eisenhower Matrix, auch wenn Dir ein gutes Zeitmanagement eigentlich dabei helfen soll, dass Du nicht immer Feuer löschst, funktioniert so etwas nicht immer. Mit anderen Worten: Totaler Blödsinn wenn Du alles bis in die Haarspitze optimierst, außer Du stellst Dein Leben ab. Für Notfälle und dringende Aufgaben gilt es immer mit Slack, zu Deutsch „Spielraum“ oder „Sicherheitsabstand“, zu planen. Wenn Du Notfälle nicht in Deinen Zeitplan einplanst wirst Du von ihnen überrannt und Dein ganzer schöner Plan ist dahin.
Mit dem Eisenhower Prinzip durchstarten
Wichtig ist, dass Du die Aufgaben nicht auf einer einfachen 2do Liste sammelst, denn diese sind wie schon oben gesagt unbegrenzt.
- Sammele alle Deine Aufgaben auf einer einfachen Liste
- Ordne diese Aufgaben anschließend nach den Typen A/B/C/D
- Verteile diese Aufgaben mit festen Zeitfestern in Deinen Terminkalender, egal ob analog oder digital – mit genug Flexibilität, dass Du auch die kritischen Notfälle abarbeiten kannst.
- Halte Dir hierbei immer Spielraum für wichtige und drigende Aufgaben frei.
- Arbeite die Aufgaben ab!
Die sinnvollste Technik für das Selbstmanagement ist der Stundenplan. Den gibt es schon in der Schule. Deine Aufgaben solltest Du in einem Zeitplan einteilen – zumindest wenn Du sehr viele hast. Es ist immer sehr leicht einen neuen Punkt mit in die Liste aufzunehmen, für all die Aufgaben und Punkten, die sich da sammeln, Lebenszeit zu finden ist in vielen Fällen eigentlich unmöglich und führt Dich bei einer unstrukturierten Arbeitsweise direkt ins Burnout. Der Stundeplan führt Dir dabei die Wahrheit vor Augen: Du kannst nicht alles machen.